เทรนการทำงานแบบ Collaborate หรือ การทำงานร่วมกันเป็นเรื่องปกติไปแล้ว เช่น การแก้ไขเวิร์ด, Excel อะไรพวกนี้ เมื่อก่อนเราก็จะให้แต่ละคนอัพเดตไฟล์กันมาคนละไฟล์ แล้วก็เอามารวมกันเป็นไฟล์สุดท้ายที่จะใช้งานอีกรอบ ดูยุ่งยากทีเนอะ

บทความนี้จะแนะนำการใช้งานไมโครซอฟต์ออฟฟิศออนไลน์ เพื่อแก้ไขไฟล์พร้อม ๆ กัน ใครอยากเปลี่ยนข้อมูลอะไรก็ทำได้ตอนนั้นเลย เห็นเหมือนกัน เห็นว่าใครทำอะไรอยู่ แถมใช้งานได้ฟรีด้วยนะ ไม่จำเป็นต้องซื้อลิขสิทธิ์อะไรเพิ่มเติมเลย

1. เข้าสู่ระบบของ Outlook.com

การใช้งาน Word Online แก้ไขไฟล์ได้พร้อม ๆ กัน ฟรี ๆ

2. เลือกโปรแกรมไมโครซอฟต์ออฟฟิศที่ต้องการใช้งาน (ในที่นี้ตัวอย่างที่เราจะใช้งานคือ Microsoft Word)

การใช้งาน Word Online แก้ไขไฟล์ได้พร้อม ๆ กัน ฟรี ๆ

3. หน้าตาเมื่อเปิดเข้ามาก็จะเหมือนการใช้งานเวิร์ดในเครื่องเราเลย โดยสิ่งสำคัญที่ควรจะทราบได้แก่

  1. เป็นการเลือกว่าจะสร้างไฟล์ใหม่แบบไหน จะเป็นไฟล์เปล่า ๆ หรือเลือกแบบมีเทมเพลตก็ได้
  2. รายชื่อไฟล์ที่เราเคยใช้งาน
  3. สามารถเลือกเปิดไฟล์จาก One Drive ก็ได้นะ

การใช้งาน Word Online แก้ไขไฟล์ได้พร้อม ๆ กัน ฟรี ๆ

4. Toolbar ของเวิร์ดออนไลน์

  1. เป็นชื่อของเราที่กำลัง Login ใช้งานระบบ
  2. เมนูสำหรับแชร์ไฟล์ให้คนอื่น ๆ เข้ามาอ่านหรือแก้ไขไฟล์นี้
  3. Comments ก็เหมือนบันทึกสั้น ๆ ไว้เตือนความจำของเราน่ะครับ กรอกเอาไว้ให้เราเข้าใจเอง
  4. ชื่อไฟล์ที่กำลังเปิด
  5. โฟลเดอร์ที่ไฟล์อยู่

ในที่นี้ผมจะสอนวิธีการแชร์ไฟล์ให้คนอื่นมาใช้งานไฟล์นี้ได้ ให้คลิกที่เบอร์ 2

การใช้งาน Word Online แก้ไขไฟล์ได้พร้อม ๆ กัน ฟรี ๆ

5. การแชร์ไฟล์ให้คนอื่นมาใช้งานไฟล์ร่วมกัน ในช่อง To (เบอร์ 1) ให้ใส่อีเมล์ของคนที่เราต้องการแชร์ไฟล์ ซึ่งสามารถแชร์ไปที่ใครก็ได้นะครับ ไม่จำเป็นว่าต้องมีอีเมล์ของไมโครซอฟท์เท่านั้น เสร็จแล้วกดที่ปุ่ม Share

การใช้งาน Word Online แก้ไขไฟล์ได้พร้อม ๆ กัน ฟรี ๆ

ในการแชร์เราสามารถกำหนดได้ว่า จะให้สามารถแก้ไขไฟล์ที่แชร์ด้วยได้รึเปล่า หรือจะให้สิทธิ์ในการเข้ามาดูเนื้อหาในไฟล์ได้อย่างเดียว

การใช้งาน Word Online แก้ไขไฟล์ได้พร้อม ๆ กัน ฟรี ๆ

เมื่อเราแชร์ไฟล์เสร็จแล้ว จะมีอีเมล์ส่งไปแจ้งให้ผู้รับได้ทราบว่าเราได้แชร์ไปแล้ว ก็แจ้งให้ปลายทางเช็คที่อีเมล์ ในที่นี้ผมแชร์ไปที่ Gmail ก็จะมีรายละเอียดครบในนั้นเลย ก็ทดสอบใช้งานโดยคลิกที่ “ดูใน OneDrive”

การใช้งาน Word Online แก้ไขไฟล์ได้พร้อม ๆ กัน ฟรี ๆ

6. เมื่อปลายทางเปิดไฟล์นั้นขึ้นมา ก็จะเห็นเนื้อหาเหมือนกับที่เราทำอยู่ ไม่ว่าใครจะแก้ไขอะไรตรงไหนก็สามารถเห็นได้เลย (เบอร์ 1) หรือถ้าต้องการจะแชร์ไฟล์นี้เพิ่มให้คนอื่น ๆ มาทำงานร่วมกันได้ด้วยก็กดที่เบอร์ 2

การใช้งาน Word Online แก้ไขไฟล์ได้พร้อม ๆ กัน ฟรี ๆ

สรุป

  • Microsoft Office Online นี่ไม่ต้องเสียเงินค่าลิขสิทธิ์นะครับ เพียงแต่มีอีเมล์ในเครือของไมโครซอฟต์ก็สามารถใช้งานได้เลยไม่ว่า hotmail, outlook, windowslive เป็นต้น
  • ฟังก์ชั่นของออฟฟิศออนไลน์จะไม่เท่ากับออฟฟิศที่เราติดตั้งไว้ที่เครื่องนะครับ แต่ผมว่ามันก็เพียงพอแล้ว สำหรับการแก้ไขไฟล์ทั่ว ๆ ไป ปรับแต่งลูกเล่นเล็กน้อย แถมชอบมาก ๆ ก็คือสามารถทำงานร่วมกันได้เนี่ยแหละ
  • ต้องต่ออินเตอร์เน็ตตลอดเวลาที่แก้ไขด้วยนะ ถึงจะเห็นข้อมูลแบบเรียลไทม์ได้
แสดงหัวข้ออื่น ๆ เพิ่มเติม
Load More By Paitoon Pairor
Load More In Word

แสดงความคิดเห็น